5 Supers tips pour les Admin Workspace

Gérer facilement votre compte Workspace

Travaillez-vous actuellement en tant que consultant en informatique ou en tant qu’administrateur informatique d’une PME? Ou vous êtes propriétaire d’entreprise qui veut s’assurer que tout fonctionne correctement au niveau du système IT ? 

Dans cet article, les Cloud Sutlans vous donneront 5 conseils pour vous permettre de démarrer comme un pro.

Authentification à deux facteurs – le must absolu pour un Admin Workspace

Activer et appliquer l’authentification à deux facteurs, pour tous les membres de l’entreprise, est extrêmement important pour éviter que vos comptes ne soient compromis. Vous ne voudriez pas risquer votre réputation et celle de l’entreprise si des spams étaient envoyés en votre nom ou sur votre domaine, n’est-ce pas ? Ou peut-être que des pirates prennent le contrôle de votre entreprise et téléchargent les données de vos clients ? Le pire restant que toutes les données de votre entreprise soient crypto-verrouillées ou que vous perdiez l’accès à votre compte Workspace !!

Alors, comment ça marche? Lorsque vous activez l’authentification à deux facteurs, il vous sera demandé un numéro de téléphone portable ou un autre compte de messagerie. Ainsi, chaque fois que vous souhaitez accéder à votre compte Google, le système vous enverra un de code vérification  à six chiffres.

C’est une autre couche de sécurité, donc juste au cas où votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe tomberait entre de mauvaises mains. Ils ne pourront pas accéder à votre compte sans ce code à six chiffres. Plus que cela, 2FA vous enverra une notification sur votre mobile (SMS) ou par e-mail en cas de connexion suspecte.

Il existe également  de nombreux autres moyens pour réaliser la deuxième étape de vérification, tels que :

• Backup Code (généré par l’administrateur)

• Clé de sécurité physique (Yuikey)

• Google Authantificator (Google Android Apps)

• Prompt (Paramètre Android)

Obtenez une sauvegarde – pour la protection des données

Est-il déjà arrivé que tous vos fichiers disparaissent soudainement de Google Drive ? Ou votre personnel essaie d’être organisé mais a cliqué sur la mauvaise chose et a effacé les données de l’entreprise ? Ou bien si vous avez été attaqué par un virus ou un rançongiciel qui crypte tous vos fichiers et exige un paiement pour les décrypter. Un vrai cauchemar, non ?

Vous penserez probablement, eh bien, tout est dans Google Drive qui stocke les données à plusieurs endroits, alors je suis en sécurité. Et je peux les restaurer. Faux !! Dès que votre ordinateur est infecté par un virus, celui si peut être synchronisé et il infectera alors toutes le données de l’entreprise. 

Tous les fichiers de l’entreprise peuvent être corrompus en une nuit !!

Si vous souhaitez disposer d’une protection de sauvegarde, nous pouvons vous recommandez des solution de sauvegarde adéquate pour vos utilisateurs. Cet outil fonctionnera comme une machine à voyager dans le temps et serait capable de restaurer toutes vos données en un clic. Vous pouvez également utiliser cet outil pour archiver votre utilisateur après son départ de votre entreprise.

La solution est 10 fois moins chère que les licences Google Archive. 

N’hésitez pas à nous contacter à contact@cloudsultans.com pour une démo ou un devis.

Gestion des appareils – contrôler les appareils, mais avec la bonne intention

C’est ici que vous pouvez superviser l’installation des appareils dans votre organisation, ce qui vous permet de configurer en toute sécurité et à distance les appareils enrollés. Par exemple, votre collaborateur a perdu son téléphone portable. Et son compte professionnel est connecté à ce téléphone perdu. Les données de votre entreprise seront alors exposées à quiconque les récupère. Avec la gestion des appareils, vous pouvez effacer toutes les données à distance avec un seul bouton.

La gestion des appareils applique également des politiques de gestion sur les téléphones mobiles, les ordinateurs portables, et d’autres appareils. Comme s’assurer que votre personnel dispose d’un mot de passe correct sur son téléphone. Ou un mot de passe d’écran de verrouillage. Vous pouvez également définir un WorkProfil qui permet à vos collaborateurs d’avoir 2 téléphones en un 🙂 

Ainsi vous aurez un espace sécurisé contrôlé par l’entreprise et l’autre libre pour les données et applications du collaborateur. En cas de problème, l’administrateur serait en mesure d’effacer tous les accès au Workprofil sans laisser rien toucher au profil personnel. Ceci est parfait pour toutes les entreprises ayant une politique Bring Your Own Device (BYOD) qui est conviviale pour l’utilisateur et économique pour l’entreprise.

L’activation de la gestion des appareils dans l’espace de travail Google est assez simple. Accédez au panneau d’administration de votre organisation et configurez les paramètres de chaque appareil et point de terminaison. Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour configurer cela, faites-le savoir à notre équipe afin que nous puissions y travailler.

DNS – Domain Name System

Des e-mails atterrissent dans les spams ou ne sont pas reçus du tout ? Eh bien, cela pourrait être un problème avec votre DNS. 

La configuration des enregistement du DNS tel que, SPF, DKIM ou DMARC est un peu délicate. Si vous n’avez pas de formation technique et que vous avez configuré votre espace de travail Google vous-même, vous ne l’avez probablement pas optimisé pour la sécurité et la meilleure déliverabilité de vos e-mails. Combien coute à l’entreprise un devis envoyé et jamqis reçu par le client sans parler de votre réputation.

Disons que vous envoyez un e-mail à vos clients via MailChimp et que vous obtenez des taux d’ouverture vraiment médiocres. Vérifiez votre nom de domaine via ce site Web. Exécutez un rapport pour déterminer s’il y a des problèmes avec votre domaine et sa configuration DNS.

Google Chrome – doit être configuré correctement !

Saviez-vous que dans votre compte Worspacel, vous pouvez forcer votre équipe à utiliser certains plugins et add-ons dans Google Chrome ? Et que vous pouvez faire tout cela automatiquement ?

Tout ce que vous avez à faire est de le configurer votre panneau d’administration. C’est aussi simple que Panneau d’administration > Appareils > Appareil Chrome.  

Les appareils Chrome incluent tous les paramètres de gestion de Google Chrome (Browser / Chrome OS / Chromebox / Chromebook). Ainsi, lorsque vos utilisateurs se connectent à Chrome OS ou ouvre le navigateur Chrome, il doit se connecter avec son compte professionnel. Toutes les politiques Workspace s’appliquent automatiquement et tout ce que vous définissez dans Chrome sera transmis à la machine de chaque personne. 

Voila ! Toute votre équipe a accès à tous les plugins corrects disponibles dans Google Chrome !

De plus, vous pouvez délà même manière mettre sur liste noire d’autres applications qui pourraient être un collecter les données de votre entreprise comme vos contacts, données, etc.

J’espère vraiment que tous ces conseils vous aideront à démarrer correctement. C’est le plus basique, mais très important ! En tant qu’experts en informatique ou propriétaires d’entreprise, nous voulons vous aider à maximiser le potentiel de la technologie. Comme c’est la clé de la croissance de votre entreprise et de vous amener à l’échelle dont vous rêvez. Je veux dire, plus votre processus est efficace, plus votre entreprise se développera rapidement, n’est-ce pas ? 

S’il manque quelque chose d’autre ou que vous rencontez des disfonctionnement dans votre entreprise, nos équipes d’experts sont là pour vous aider et résoudre ces lacunes.. N’hésitez pas à nous contacter les Cloud Sultans et demandez un Meet de découverte de 30mn 😉 Nous serons ravis de vous aider.