Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre la meilleure productivité avec vos équipes en maximisant la puissance de Google Workspace (ex- GSuite). Dans cet article, nous allons passer en revue tous les outils de Google Workspace.
Google Workspace est une suite puissante d’applications professionnelles et d’outils de collaboration qui peuvent être utilisés pour gérer les entreprises et effectuer la plupart des tâches de bureau quotidiennes telles que les e-mails, les réunions, les feuilles de calcul, etc. Bien que Gmail soit l’application la plus populaire de la suite, il existe de nombreuses autres applications utiles disponibles qui ne sont pas largement connues.
Cet article fournit un aperçu de toutes les applications Google Workspace disponibles, y compris une brève description des principales fonctionnalités de chaque application.
Par ailleurs, certaines de ces solutions peuvent s’avérer particulièrement puissantes en tant qu’outils Google pour l’immobilier, notamment pour centraliser les documents, organiser les visites ou gérer les plannings d’équipe en temps réel.
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Gmail:
Gmail est l’un des clients de messagerie cloud les plus populaires au monde. Il vous permet de recevoir et de répondre aux e-mails, et vous pouvez même utiliser votre propre nom de domaine avec Google Workspace. Gmail est livré avec de nombreuses fonctionnalités telles que la catégorisation des messages, différents types de boîtes de réception, des filtres de composition intelligents et bien plus encore. Il s’intègre également à d’autres applications de la suite telles que Google Chat et Meet, ce qui facilite la communication avec les collègues.
Meet:
Meet est une application de visioconférence qui vous permet de faire des appels vidéo avec vos collègues et vos clients. Vous pouvez démarrer des réunions immédiatement ou les programmer pour plus tard à l’aide de Google Agenda. Meet est livré avec de nombreuses fonctionnalités utiles telles que le partage d’écran, les sous-titres en direct, les effets visuels pour supprimer ou modifier votre arrière-plan, les salles pour faire des sous-groupes de réunion et l’enregistrement des réunions et même leurs transcription Et oui, maintenant avec Google Workspace, fini la corvée du compte-rendu de réunion, tout ce qui se dit durant la réunion peut être automatiquement consigné dans un Google Doc.
Ces fonctionnalités font de Meet l’un des outils de communication visuelle Google Workspace les plus puissants pour maintenir une collaboration fluide, même à distance.
Google Chat:
Google Chat est un outil de messagerie collaborative qui vous permet de discuter avec d’autres personnes de votre organisation ou avec toute personne disposant d’un compte Google. Vous pouvez créer des discussions de groupe et même une version plus avancée appelée Spaces. Vous pouvez accéder au chat depuis Gmail ou l’ouvrir dans sa propre fenêtre. Vous pouvez partager des fichiers à partir de Google Drive, créer des réunions Google Meet, envoyer des invitations de calendrier et également utiliser des emojis, des gifs et envoyer des images.
Les outils de communication pour les agences de création comme Google Chat facilitent la collaboration en équipe, en permettant des échanges fluides et rapides, tout en centralisant les informations essentielles pour vos projets.
Google Calendar:
Google Agenda est une application que vous pouvez utiliser pour planifier des événements. Vous pouvez avoir plusieurs calendriers et choisir ceux que vous souhaitez partager avec vos collègues ou l’ensemble de votre organisation. Vous pouvez également ajouter une réunion Google Meet pour créer un événement. Certaines fonctionnalités incluent la possibilité de personnaliser les notifications, de configurer vos heures de travail et votre emplacement, et de bloquer du temps pour que vos collègues sachent quand vous n’êtes pas disponible.Vous pouvez également réserver des ressources de votre entreprise comme des salles de réunion, des voitures, des projecteurs ou toute ressource ajoutée par l’administrateur de votre compte Google Workspace.
Google Drive:
Google Drive est une solution de stockage dans le cloud où vous pouvez stocker, accéder et partager vos fichiers. Vous pouvez créer des dossiers et des sous-dossiers pour que tout reste organisé, ainsi que créer des Driveartagés qui sont parfaits pour travailler en équipes. Vous pouvez également partager des fichiers avec des personnes qui ne font pas partie de votre organisation en générant un lien public.
Dans Google Drive, vous trouverez tous vos fichiers Doc, Sheets Et Slides que vous créez, ainsi que ceux qui sont partagés avec vous. Drive vous permet de travailler de manière synchronisée avec toute votre équipe en coéditant n’importe quel document en même temps. Vous pouvez oublier ainsi tous vos problèmes de versioning. Tout le monde travaille désormais sur le même document, n’importe quand, n’importe où de manière sécurisée.
Google Docs:
Google Docs est un éditeur de texte que vous pouvez utiliser pour créer et modifier des documents texte. Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document en temps réel, ce qui vous permet de voir ce que les autres écrivent ou modifient. Il y a beaucoup de fonctionnalités incluses, et il peut faire tout autant que Microsoft Word et même mieux.
Grâce à la gestion de la communication avec les équipes, Google Docs permet une collaboration transparente, où chacun peut contribuer, commenter et ajuster en temps réel, facilitant ainsi le flux de travail collaboratif.
Google Sheets:
Google Sheets est un puissant tableur qui remplace Excel. Il a la même fonctionnalité que Google Docs concernant la collaboration. Vous pouvez également ajouter des extensions pour ajouter des fonctionnalités ou créer des macros avec Google Apps Script. Bien sûr, tout est enregistré dans le cloud, donc au revoir les fichiers Excel corrompus
La gestion de la relation client avec Google Sheets devient plus fluide et collaborative, car vous pouvez facilement suivre les interactions et partager les informations avec votre équipe en temps réel, tout en centralisant les données dans un seul document.
Google Slides:
Google Slides est un outil de présentation similaire à PowerPoint. Vous pouvez collaborer avec votre équipe en temps réel. Il s’intègre très bien à Google Meet, vous pouvez donc partager votre présentation lors de vos réunions directement depuis le navigateur.
Cette intégration parfaite entre Google Slides et Google Meet permet une communication efficace avec Google Workspace, en rendant vos présentations fluides et interactives pendant vos réunions à distance.
Google Forms:
Google Forms vous permet de créer des formulaires ou des enquêtes et de les partager avec votre organisation ou en externe. Une fois que vous obtenez des réponses, vous pouvez les examiner avec des graphiques intuitifs créés automatiquement pour vous, et toutes les réponses seront placées dans un document Google Sheet.
Lors de la création de votre formulaire, vous avez le choix entre de nombreux types de questions, ajoutez des titres, ajoutez des images et des vidéos, et utilisez la logique pour afficher les questions en fonction des réponses précédentes.
Google Sites:
Google Sites est un constructeur de sites Web qui vous permet de créer et de publier facilement des sites Web. Il est livré avec des modèles prédéfinis et des outils de glisser-déposer qui facilitent la création d’un site Web d’aspect professionnel sans aucune compétence en matière de codage. Vous pouvez également collaborer avec les membres de votre équipe et partager votre site Web avec votre organisation ou le public.
Les outils de marketing digital Google Workspace, tels que Google Sites, peuvent être utilisés pour créer des sites Web attrayants et fonctionnels qui soutiennent vos campagnes marketing, tout en favorisant la collaboration et l’optimisation des performances en ligne.
Google Keep:
Google Keep est une application de prise de notes qui permet aux utilisateurs de créer et d’organiser des notes, d’ajouter des images, de créer des listes de tâches et même de dessiner des notes. Les utilisateurs peuvent également ajouter des rappels à leurs notes, qui apparaîtront dans Google Agenda.
Il est même passible de déclencher des rappels géolocalisés. Un keep peut vous rappeler de faire un Audit la prochaine fois que vous allez au Siège de votre entreprise. Keep est également capable de transcrire vos mémo vocaux en note à la volée.
Google App Script:
Google App Script est une plate-forme de développement low-code qui permet aux utilisateurs de créer des scripts pour automatiser et améliorer les fonctionnalités de diverses applications Google Workspace. Par exemple, si une action n’est pas disponible dans Gmail, les utilisateurs peuvent créer un script pour l’exécuter depuis l’application ou depuis un menu personnalisé.
L’automatisation des processus avec Google Workspace, via des outils comme Google App Script, permet aux équipes de gagner en efficacité en réduisant les tâches répétitives et en personnalisant leurs workflows selon les besoins spécifiques de l’entreprise.
Google Currents:
Google Currents est un outil de communication similaire à Facebook qui aide les équipes à rester informées et engagées. Les utilisateurs peuvent créer des flux personnalisés d’actualités et d’informations, partager des publications et discuter de sujets avec des collègues.
Google Tasks:
Google Tasks est une simple liste de tâches qui vous permet de suivre vos tâches et vos délais. Il vous permet de créer et de gérer plusieurs listes de tâches, d’ajouter des dates d’échéance et des notes et de hiérarchiser les tâches. Vous pouvez également accéder à vos tâches depuis votre Gmail, Google Agenda ou Google Keep, ce qui vous permet de rester facilement au courant de vos tâches.
Intégré de manière fluide à d’autres outils de gestion de projet Google Workspace, Google Tasks constitue une brique essentielle pour structurer efficacement les priorités au sein d’une équipe.
Google Vault:
Google Vault est un module complémentaire qui fournit des fonctionnalités d’e-discovery et d’archivage pour Google Workspace. Il permet aux administrateurs de rechercher et d’exporter des e-mails, des chats et des fichiers dans diverses applications Google, et de définir des politiques de conservation pour gérer les données conformément aux exigences réglementaires et légales. Tout est conservé dans Vault même si l’utilisateur l’a effacé.
En résumé, Google Workspace fournit une suite d’outils puissants permettant aux entreprises d’améliorer leur productivité et leur collaboration. Du courrier électronique et de la messagerie à la création de documents et à la création de sites Web, vous avez le choix entre de nombreux outils différents, en fonction de vos besoins. En tirant parti de ces outils, les entreprises peuvent rationaliser leur flux de travail et en faire plus en moins de temps.
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