Dans le premier chapitre, nous avons exploré plusieurs fonctionnalités Gmail utiles, mais il reste encore à découvrir. Cet article vous guidera à travers les fonctionnalités restantes pour booster votre productivité. Plongeons-nous dans le sujet et commençons !
Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre une haute productivité avec leurs équipes en maximisant la puissance de Google Workspace (anciennement GSuite).
Ajustez Votre Comportement de Réponse par Défaut 🖊️
Passer du mode « répondre à tous » au mode « répondre » par défaut peut aider à éviter d’inclure accidentellement des destinataires inutiles. Ce petit changement évite les malentendus potentiels et garde vos réponses intentionnelles. Dans les paramètres Gmail, vous pouvez trouver l’option de réponse par défaut sous l’onglet « Général ».
Maximisez le Temps d’Annulation d’Envoi ⏰
Augmentez la période « Annuler l’envoi » à un maximum de 30 secondes. Cette fonctionnalité agit comme un filet de sécurité, vous permettant d’intercepter des erreurs ou de reconsidérer un e-mail avant son envoi. Pour l’activer, rendez-vous dans l’onglet Général et ajustez le paramètre « Annuler l’envoi ».
Masquez Chat et Google Meet pour une Mise en Page Minimaliste 🛏
Si vous préférez utiliser des applications autonomes pour Chat et Meet, désactivez ces sections dans Gmail. Cela élimine le désordre et offre une interface plus épurée.
Vous pouvez vous rendre dans l’onglet « Chat et Meet » des paramètres Gmail pour les désactiver.
La capture d’écran suivante vous montrera à quoi cela ressemble une fois que vous aurez désactivé la fonction Chat et Meet dans le panneau de gauche. Ne vous inquiétez pas, vous pourrez toujours les réactiver.
Veuillez noter que vous pouvez continuer à utiliser Google Chat et Google Meet sur chat.google.com ou meet.google.com respectivement, indépendamment de ces paramètres.
Créez des Filtres Personnalisés pour une Meilleure Organisation 🗃️
Configurez des filtres pour automatiser le tri des e-mails. Par exemple, les e-mails de certains expéditeurs peuvent être automatiquement marqués d’une étoile. Apprenons avec un exemple où je voulais mettre une étoile sur les e-mails dont l’expéditeur est jeremi@gswift-cloud.com et dont le sujet commence par un mot comme « Demo ». Je dois suivre les instructions suivantes pour créer ce filtre.
Dans cette étape, nous allons définir les critères/portée du filtre. Cliquez sur le filtre Gmail > Ajoutez l’adresse de l’expéditeur (jeremi@gswift-cloud.com) dans le champ « De » > Ajoutez le mot « Demo » dans le champ de l’objet et cliquez sur l’option « Créer un filtre ».
Nous allons maintenant définir les actions pour l’e-mail spécifié à la dernière étape. Dans ce cas, nous sélectionnerons des options comme « Mettre une étoile » et « Marquer comme important », puis enregistrerons le filtre.
Vous pouvez toujours accéder, modifier et supprimer votre filtre dans les paramètres Gmail sous l’onglet « Filtres et Adresses Bloquées ».
Utilisez des Thèmes pour une Expérience Personnalisée 🌟
Sélectionnez une mise en page de thème qui correspond à votre style. Une boîte de réception visuellement attrayante peut rendre la gestion des e-mails plus agréable. Vous pouvez cliquer sur l’icône des paramètres Gmail, puis naviguer simplement vers la section « Thème » où vous verrez l’option « Tout afficher ».
Cliquez sur l’option Tout afficher, sélectionnez le thème de votre choix et enregistrez-le.
Exploitez la Densité de la Liste de Conversations 💎
Ajustez la densité de la liste de conversations selon vos préférences. Que vous préfériez un espacement compact ou confortable, ce paramètre vous aide à trouver le bon équilibre. Cliquez simplement sur les paramètres Gmail et vous trouverez les sections nommées « Densité » et choisissez votre style.
Optimisez les Actions de Balayage sur Mobile 📞
Sur l’application mobile Gmail, personnalisez les actions de balayage pour rationaliser la gestion des e-mails. Par exemple, définissez le balayage vers la droite pour archiver et le balayage vers la gauche pour supprimer. C’est parfait pour organiser les e-mails en déplacement.
Pour définir l’action de balayage dans votre application Gmail (iOS ou Android), cliquez sur l’option « Paramètres » dans la barre latérale Gmail.
Puis cliquez sur l’option « Paramètres généraux ».
Naviguez maintenant soigneusement vers l’option nommée « Actions de balayage des e-mails » et cliquez dessus.
Vous devriez voir les configurations actuelles pour les balayages gauche et droite. Vous pouvez maintenant cliquer sur l’option « Modifier » pour changer l’action de balayage gauche/droite.
Vous pouvez maintenant sélectionner vos actions préférées comme Archiver, Supprimer, Mettre en attente, etc.
Conclusion : Gmail propose de nombreux paramètres personnalisables pour améliorer la productivité, la confidentialité et l’expérience utilisateur. En ajustant ces options, vous transformerez votre boîte de réception en un outil efficace et rationalisé.
Des questions, des commentaires ou des réactions à propos de notre article ? Nous serions ravis de les entendre dans la section des commentaires ci-dessous. Nous adorons toujours avoir des discussions constructives. Si vous pensez ne pas exploiter pleinement Google Workspace, contactez-nous chez Cloud Sultans : contact@cloudsultans.com.
