Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre une productivité élevée en tirant pleinement parti de Google Workspace (anciennement GSuite).
La sécurisation des données sensibles est devenue plus cruciale que jamais, en particulier avec la dépendance croissante aux services cloud pour la communication et le stockage. Heureusement, Google Workspace Data Loss Prevention (DLP) offre des outils puissants pour protéger les informations de votre organisation — à la fois dans Gmail et Google Drive.
Dans cet article, nous vous montrons comment configurer les règles DLP, leur impact sur les utilisateurs et pourquoi ces mesures sont essentielles à votre stratégie globale de protection des données.
Qu’est-ce que la prévention des pertes de données (DLP) dans Google Workspace ?
La DLP de Google Workspace aide les administrateurs à empêcher le partage accidentel ou non autorisé d’informations sensibles. Qu’il s’agisse de numéros de sécurité sociale, de données financières ou d’informations clients, les politiques DLP permettent de scanner, détecter et bloquer le contenu avant qu’il ne quitte le système.
La DLP s’applique à la fois à Gmail et à Google Drive, assurant la conformité et la sécurité de vos écosystèmes d’e-mails et de partage de fichiers.
Créer des règles DLP dans Gmail pour bloquer les contenus sensibles
La configuration des règles DLP dans Gmail commence dans la console d’administration Google. Les administrateurs peuvent créer des règles via Applications > Google Workspace > Gmail > Conformité. Ces règles peuvent scanner les e-mails sortants à la recherche de contenus prédéfinis comme les numéros de sécurité sociale ou les informations bancaires.
Par exemple, vous pouvez bloquer les e-mails contenant des numéros de sécurité sociale (SSN). Gmail détectera automatiquement ce type de contenu et pourra soit rejeter le message, afficher un message personnalisé ou mettre l’e-mail en quarantaine.
Cette approche proactive permet de prévenir les fuites de données et de garantir la conformité.
Comment les utilisateurs vivent la DLP dans Gmail
Une fois la règle DLP en place, l’utilisateur est directement concerné lorsqu’il tente d’envoyer un contenu restreint. S’il joint un fichier contenant une carte de sécurité sociale, Gmail bloquera automatiquement le message et affichera un avis de rejet.
Ce retour immédiat joue un rôle pédagogique et empêche toute violation des règles de sécurité. L’entreprise protège ses données tout en sensibilisant ses collaborateurs.
Créer des règles DLP dans Google Drive à l’aide de modèles intégrés
La protection ne s’arrête pas aux e-mails — Google Drive est également un espace clé pour le stockage et le partage de fichiers sensibles. Les administrateurs peuvent facilement mettre en place des politiques DLP grâce aux modèles proposés dans la console d’administration (Sécurité > Protection des données > Gérer les règles).
Par exemple, le modèle « Empêcher le partage d’informations financières » permet de détecter les numéros de compte bancaire. Il est possible de personnaliser l’application des règles par unités organisationnelles ou groupes, avec un contrôle très précis. Le système détecte différents types de contenus comme les numéros de carte de crédit, les identifiants fiscaux ou même des mots-clés personnalisés.
Choisir l’action à appliquer lorsqu’une règle DLP est déclenchée
Une fois le type d’information sensible défini, il faut choisir l’action à mener :
- Bloquer le partage externe
- Avertir l’utilisateur avant le partage externe
- Désactiver le téléchargement, l’impression ou la copie pour les lecteurs/commentateurs
Dans notre exemple, nous avons bloqué le partage externe de documents financiers, garantissant leur confidentialité.
Personnaliser les alertes et notifications pour une surveillance en temps réel
Un autre aspect important est la configuration des alertes. Vous pouvez définir un niveau de gravité (faible, moyen, élevé) et envoyer des alertes au Centre d’alerte, à certains utilisateurs ou à l’équipe de sécurité.
Dans notre cas, une alerte de gravité moyenne a été configurée pour envoyer des rapports d’incident aux responsables désignés. Cette fonctionnalité permet une réponse rapide aux menaces détectées.
Activer et gérer les règles DLP
Avant d’activer une règle, Google Workspace propose un récapitulatif des paramètres configurés. Vous pouvez l’activer immédiatement ou la garder inactive jusqu’à une date ultérieure.
Une fois activée, la règle devient visible dans la liste des règles sous « Gérer les règles ». Cela permet de maintenir une vue d’ensemble claire de la stratégie de sécurité.
Comment les règles DLP affectent les utilisateurs Drive en temps réel
Prenons l’exemple d’un fichier nommé « Profil Client » contenant des données bancaires. Si un utilisateur tente de le partager à l’extérieur, un bouclier s’affiche pour signaler qu’une règle s’applique.
Si l’utilisateur tente malgré tout le partage, il reçoit une notification immédiate. Même si l’accès avait été accordé avant l’activation de la règle, celui-ci peut être révoqué rétroactivement.
La sécurité des données sensibles est donc assurée à tout moment.
Pourquoi Google Workspace DLP est essentiel à votre entreprise
Google Workspace DLP permet d’adopter une approche proactive de la protection des données. Grâce à des règles avancées, des alertes personnalisées et un retour utilisateur immédiat, vous pouvez appliquer des politiques strictes de partage à travers Gmail et Google Drive.
Que vous soyez dans un secteur réglementé ou que vous cherchiez simplement à protéger votre propriété intellectuelle, la DLP de Google Workspace est un outil indispensable.
Elle ne se limite pas au blocage de contenu : elle favorise une culture de sensibilisation à la sécurité et de conformité dans toute l’entreprise.
Pour toute question, réaction ou commentaire sur notre article, nous serons ravis d’échanger avec vous en commentaire.
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