Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre la meilleure productivité avec vos équipes en maximisant la puissance de Google Workspace (ex- GSuite).
Dans cet article, nous vous révélons les secrets d’une structure organisationnelle bien pensée qui propulsera votre productivité à des niveaux inégalés.
Êtes-vous un administrateur Google Workspace qui souhaite améliorer l’efficacité de l’organisation et créer une structure évolutive ? Si oui, vous êtes au bon endroit !
Dans cet article, nous partagerons trois règles d’or pour les administrateurs Google Workspace qui vous aideront à maîtriser les bases absolues et à économiser de l’argent.
Nous nous concentrerons sur l’importance du partage en groupe et sur la manière dont il vous permet de faire évoluer différentes équipes tout en maintenant une sécurité renforcée.
En suivant ces conseils, vous vous assurerez que le bon personnel peut accéder aux bonnes ressources, ce qui vous fera gagner du temps et évitera les erreurs. Alors, commençons et apprenons à créer une structure organisationnelle pour plus d’efficacité dans votre compte Google Workspace.
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Astuce 1 : Partage basé sur un groupe
Plutôt que de partager des ressources sur une base individuelle, il est essentiel d’utiliser le partage de groupe dans Google Workspace.
Cette approche permet aux administrateurs d’étendre leur gestion informatique, de créer une efficacité organisationnelle et de maintenir une sécurité renforcée.
En configurant des groupes de sécurité dans le panneau d’administration de Google Workspace, les administrateurs peuvent ajouter les collaborateurs appropriés au groupe et partager des ressources avec le groupe plutôt qu’avec le personnel individuel.
Cette approche fonctionne pour les événements d’agenda, les Drive partagés, les fichiers individuels et les espaces de chat.
Une fois les groupes configurés, les nouveaux membres de l’équipe peuvent automatiquement accéder aux drive partagés et aux salles de discussion appropriés, ainsi qu’aux invitations à des réunions récurrentes, ce qui simplifie le processus d’intégration et fait gagner du temps aux administrateurs.
En adoptant un système de partage basé sur les groupes, les entreprises peuvent améliorer la collaboration, accroître l’efficacité et mieux organiser leurs fichiers et dossiers.
Avec les bons outils et processus en place, le partage de groupe peut être mis en œuvre facilement et rapidement.
Donc, si vous en avez assez de perdre du temps à chercher des fichiers ou à attendre que des collègues vous les envoient, envisagez de passer à un système de partage basé sur un groupe.
Astuce 2 : Organisez votre Drive
Garder votre Google Drive organisé est crucial pour un accès facile et une productivité accrue. L’organisation de votre Drive est relativement simple et peut être effectuée à l’aide de dossiers et de sous-dossiers.
Il est essentiel de créer une structure logique qui reflète les flux de travail de votre équipe, en veillant à ce que chacun puisse trouver rapidement les fichiers dont il a besoin.
Il est également utile d’utiliser des noms de fichiers descriptifs, ce qui facilite la recherche et le filtrage des fichiers.
En organisant votre drive, vous éviterez le chaos d’un drive encombré, réduirez le temps passé à rechercher des fichiers et faciliterez la collaboration avec les membres de l’équipe.
Je vous conseille vivement d’apprendre à votre équipe à utiliser uniquement le Drive Partagé chaque fois qu’elle travaille sur un document partagé.
MonDrive ne doit être utilisé que pour l’utilisation de documents personnels. La règle d’or serait la suivante : dès qu’un document est partagé, il doit être stocké dans un Drive Partagé.
Cette règle vous évitera des tonnes de mauvaises surprises lorsqu’un collaborateur quitte votre entreprise.
Depuis 1 an, il est désormais possible de déterminer la capacité de stockage MonDrive des utilisateurs. Cette règle peut être déployée par Unité Organisationelle ou Groupe depuis la console d’administration.
Vous pouvez également utiliser des couleurs pour vos dossiers afin de les rendre plus reconnaissables.
Astuce 3 : Utilisez les groupes Google Workspace pour la gestion des e-mails
Les groupes Google Workspace peuvent être utilisés pour gérer efficacement la communication par e-mail.
En créant des groupes pour des équipes ou des services spécifiques, vous pouvez vous assurer que chacun reçoit les bons e-mails sans encombrer sa boîte de réception avec des e-mails non pertinents.
Par exemple, si vous avez une équipe de vente, vous pouvez créer un groupe de vente et tous les e-mails liés aux ventes peuvent être envoyés à ce groupe.
De même, si vous avez une équipe de service client, vous pouvez créer un groupe de service client et tous les e-mails liés aux clients peuvent être envoyés à ce groupe.
L’utilisation d’un groupe Google Workspace peut contribuer à améliorer la gestion des e-mails des manières suivantes :
- Réduisez l’encombrement des e-mails : en utilisant un groupe Google Workspace, vous pouvez garder votre boîte de réception sans encombrement en dirigeant les e-mails vers une boîte de réception partagée. Cela peut également aider à réduire le nombre d’e-mails que vous recevez dans votre boîte de réception personnelle.
- Collaboration : un groupe Google Workspace permet à plusieurs personnes de collaborer sur un même fil de discussion. Cela peut aider à garantir que tout le monde reste sur la même longueur d’onde et que toutes les parties prenantes concernées sont incluses dans la conversation.
- Délégation : avec un groupe Google Workspace, vous pouvez déléguer la gestion des e-mails à d’autres membres de l’équipe. Cela peut aider à réduire votre charge de travail et garantir que les e-mails reçoivent une réponse en temps opportun.
- Gestion facile : les groupes Google Workspace sont faciles à configurer et à gérer. Vous pouvez ajouter ou supprimer des membres, modifier les paramètres et surveiller l’activité à partir de la console d’administration Google.
En conclusion, la création d’une structure organisationnelle efficace et efficiente dans Google Workspace est essentielle pour les entreprises de toutes tailles.
En utilisant le partage de groupe, en organisant votre Google Drive et en personnalisant votre tableau de bord, vous pouvez gagner du temps, augmenter la productivité et vous assurer que votre équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour travailler de manière collaborative et efficace.
Que vous soyez nouveau sur Google Workspace ou un administrateur chevronné, ces conseils vous aideront à tirer le meilleur parti de cet outil puissant.
Alors, assurez-vous de mettre en place des groupes pour gagner du temps et augmenter la sécurité.
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