L’une des fonctionnalités les plus utiles récemment lancées dans Google Agenda est la possibilité de créer une page de réservation publique (du type Calendly) permettant de partager facilement vos disponibilités avec n’importer qui sans avoir à partager son calendrier.
Cette fonctionnalité peut simplifier le processus de prise de rendez-vous, permettant à vos clients ou fournisseurs de réserver un créneau avec vous sans les allers-retours fastidieux d’e-mails ou d’appels.
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour le configurer efficacement.
Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre une productivité élevée avec leurs équipes en maximisant la puissance de Google Workspace (anciennement GSuite).
Comprendre la fonctionnalité de planification de rendez-vous (mieux que Calendly)
La nouvelle fonctionnalité de Planning Des Rendez-Vous de Google se distingue considérablement de l’ancienne fonctionnalité de Créneaux De Rendez-Vous traditionnels comme Calendly.
Alors que ces derniers sont généralement conçus pour un usage interne, la nouvelle fonctionnalité Planning Des Rendez-Vous vous permet de partager votre disponibilité avec des parties externes, telles que des clients et des fournisseurs.
Cela signifie que vous pouvez créer une expérience de réservation fluide qui reflète la réalité de votre Google Agenda sans avoir à le partagé ni dévoiler les détails de votre calendrier.
Vérifiez votre éligibilité
Avant de commencer la configuration, il est essentiel de confirmer que votre compte Google Workspace est éligible pour cette fonctionnalité.
La planification de rendez-vous est disponible pour les éditions Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise et Education.Et bonne nouvelle !! Si vous utilisez toujours un compte Gmail personnel, ça fonctionne aussi !!
Accédez à Google Agenda
Pour commencer à créer votre page de réservation, accédez à Google Agenda. Cliquez sur le lanceur d’applications dans votre Gmail et sélectionnez Agenda ou cliquer directement ICI.
Une fois ici, vous trouverez le bouton + Créer. Après avoir cliqué dessus, recherchez la nouvelle option intitulée Planning Des Rendez-Vous. C’est ici que tout commence ! Vous pouvez définir vos préférences de réservation et de personnaliser de votre page.
Définissez votre disponibilité comme sur Calendly
La création de votre page de réservation commence par la définition de votre disponibilité. Vous pouvez spécifier les jours et créneaux horaires pendant lesquels vous êtes disponible pour les rendez-vous.
Par exemple, si vous souhaitez être disponible de 9h00 à 17h00 en semaine, sélectionnez simplement ces heures et copiez-les sur les jours de la semaine.
Cette étape est cruciale car elle aide à gérer les attentes des collaborateur et garantit que vous êtes disponible à ses moments là.
Définissez les paramètres de réservation avec Google Calendar
Ensuite, déterminez les paramètres de réservation, y compris la fenêtre de planification et les limites de réservation anticipée.
Vous pouvez choisir combien de temps à l’avance les rendez-vous peuvent être pris et le délai minimum requis avant une réservation.
Par exemple, si vous préférez un préavis de 12 heures, configurez-le en conséquence. Cette flexibilité vous aide à mieux vous préparer pour chaque rendez-vous et à gérer votre emploi du temps de manière efficace.
Personnalisez votre page de réservation
L’apparence de votre page de réservation et les informations qu’elle collecte doivent être adaptées à vos besoins.
Vous pouvez inclure une description du service proposé pour vos clients ou collaborateur si vous êtes indépendant, Docteur ou Coach de vie.
Ou encore définir le lieu de la réunion (comme Google Meet ou une adresse physique), et même ajouter des questions personnalisées pour recueillir des informations spécifiques auprès de vos clients (Téléphone, age, sujet du RDV, autre).
Cette étape améliore l’expérience utilisateur et garantit que vous recevez toutes les informations dont vous aurez besoin durant la réunion à l’avance.
Configurez des rappels et des confirmations
Pour vous assurer que vos clients n’oublient pas leurs rendez-vous, configurez des rappels par e-mail. Vous pouvez envoyer des rappels personnalisés à différents intervalles (par exemple, 3 jours, 1 jour et 1 heure avant le rendez-vous).
Cette approche proactive minimise les risques d’absences des personnes ayant pris les RDV avec vous.
Testez l’expérience client
Une fois votre page de réservation prête, il est essentiel de tester l’expérience client. Ouvrez une fenêtre de navigation privée et accédez au lien de la page de réservation.
Cela vous donne un aperçu direct de ce que vos clients vont voir.
Vous verrez votre nom, votre logo/photo et tous les détails que vous avez configurés. Tester cette étape permet d’identifier d’éventuels problèmes ou améliorations avant de commencer à partager le lien avec vos clients.
Partagez votre page de réservation Google Calendar
Après vous être assuré que tout est en ordre, partagez votre lien de réservation avec vos clients. Vous pouvez intégrer ce lien dans votre signature d’e-mail, sur votre site Web ou via les réseaux sociaux.
Cela facilite la prise de rendez-vous pour les clients, améliore leur commodité et accroît l’efficacité de votre entreprise.
Voici à quoi cela peut ressembler si vous la publier votre Planning sur votre page web:
Bonus : Personnalisez votre URL comme sur Calendly
Pour rendre votre lien de réservation encore plus convivial, envisagez de créer une URL personnalisée qui reflète votre marque.
Si vous possédez un domaine, vous pouvez configurer un enregistrement CNAME qui dirige vers votre page de réservation Google Agenda. Non seulement cela a un aspect professionnel, mais cela rend également votre page de réservation plus facile à mémoriser et à accéder pour vos clients.
Créer une page de réservation de type Calendly avec Google Agenda peut grandement améliorer votre processus de planification de rendez-vous.
En suivant ces étapes, vous pouvez offrir une expérience fluide et professionnelle à vos clients, vous libérant du temps pour d’autres aspects essentiels de votre entreprise.
Des questions, des commentaires ou des réactions sur notre article ? Nous sommes heureux de les entendre dans la section des commentaires ci-dessous.
Nous aimons toujours nous plonger dans des discussions constructives. Si vous avez également l’impression de ne pas utiliser Google Workspace de manière optimale, contactez-nous à Cloud Sultans : contact@cloudsultans.com. Nous proposons une consultation gratuite ou un audit système pour vous trouver la meilleure solution possible.
