Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre la meilleure productivité avec vos équipes en maximisant la puissance de Google Workspace (ex- GSuite).
En mettant l’accent sur l’amélioration de la collaboration et de l’efficacité à travers les entreprises de toutes tailles, Cloud Sultans reconnaît les défis modernes rencontrés dans la coordination virtuelle, la gestion des rendez-vous et l’utilisation de Google Agenda. Désormais, il existe une solution qui s’aligne sur nos objectifs et les besoins de l’ère numérique.
À l’ère des réunions virtuelles, la planification des rendez-vous peut être un défi. Google est venu à la rescousse avec une fonctionnalité innovante de planification de rendez-vous dans Google Agenda. Explorons cette nouvelle addition qui vise à simplifier votre processus de prise de rendez-vous.
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1.Création d’une Page de Réservation sur Google Agenda
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez créer une page de réservation à partager avec d’autres, leur permettant de choisir un horaire qui convient aux deux parties. Cliquez simplement sur la fonctionnalité de planification de rendez-vous sous l’option « ajouter un titre », et suivez le processus étape par étape pour la configurer.
2. Personnalisation de la Durée du Rendez-vous
Vous avez le contrôle de la durée des rendez-vous. Vous pouvez choisir un créneau allant de 15 minutes à quelque chose de complètement personnalisé, s’intégrant parfaitement à votre journée de travail.
3. Disponibilité Générale et Options Répétitives
Définissez votre disponibilité en fonction de votre emploi du temps unique. Choisissez entre une page de réservation unique ou réglez-la pour qu’elle se répète chaque semaine. Personnalisez votre disponibilité pour chaque jour, et copiez même vos blocs horaires vers d’autres jours, offrant une couche supplémentaire de personnalisation.
4. Compatibilité des Fuseaux Horaires
La fonctionnalité de planification de rendez-vous tient compte des différents fuseaux horaires, garantissant que les gens puissent voir votre disponibilité dans leur heure locale. C’est une touche intelligente qui ajoute à la convivialité de cette mise à jour.
5. Personnalisation de la Fenêtre de Planification
Vous pouvez définir la fenêtre de planification, permettant aux gens de prendre des rendez-vous jusqu’à 60 jours à l’avance et jusqu’à quatre heures avant. D’autres personnalisations incluent la définition de dates de début et de fin spécifiques, ainsi que la définition de temps maximum et minimum pour la réservation de rendez-vous.
6. Temps de Latence et Nombre Maximum de Réservations par Jour
Évitez les réservations consécutives en ajoutant un temps de latence entre chaque rendez-vous. De plus, vous pouvez définir un nombre maximum de réservations par jour, offrant un contrôle et évitant une éventuelle saturation.
7. Personnalisation de la Page de Réservation
Votre page de réservation peut afficher votre photo de profil et votre nom, tels qu’ils apparaissent dans votre compte Google. Ajoutez des options de personnalisation comme le type de réunion (Google Meet, appel téléphonique, en personne) et des informations supplémentaires sur la réunion dans la description.
8. Collecte d’Informations avec des Formulaires de Réservation
Vous pouvez personnaliser le formulaire de réservation pour collecter des informations telles que le prénom, le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, ou tout champ personnalisé comme l’objet de la réunion. Cela ajoute une autre couche d’efficacité et de préparation pour vos réunions.
9. Emails de Confirmation et Rappels
Les emails de confirmation et les rappels assurent que les deux parties sont bien informées. Ces emails incluent une invitation au calendrier, gardant tout synchronisé et facilement accessible.
10. Affichage et Partage de Votre Page de Réservation
Votre page de réservation reflète vos paramètres personnalisés, et la partager est un jeu d’enfant. Copiez un lien pour le partager directement ou récupérez un code d’intégration de site Web pour l’afficher sur votre site.
11. Mises à Jour Automatiques et Ajustements de Disponibilité
Les rendez-vous réservés se mettent à jour automatiquement, reflétant les changements dans votre Google Agenda. Si quelque chose se présente, ajoutez simplement l’événement à votre Google Agenda, et le calendrier de disponibilité s’ajuste en conséquence.
12. Options gratuites vs. Premium
Cette nouvelle fonctionnalité de page de réservation est disponible pour tous les utilisateurs de compte Google de base. Cependant, la version gratuite n’autorise qu’un type de créneau de rendez-vous. Pour plusieurs types et une personnalisation supplémentaire, une mise à niveau vers Google One Premium est requise.
La nouvelle fonctionnalité de planification de rendez-vous de Google est plus qu’une simple procédure ; c’est un outil polyvalent et puissant pour rationaliser la planification. Que ce soit la durée des rendez-vous, la personnalisation de la disponibilité quotidienne, la compatibilité des fuseaux horaires, ou plus, cette fonctionnalité offre flexibilité et efficacité à tous les utilisateurs. Alors que nous continuons à naviguer dans un monde de plus en plus dépendant de la communication virtuelle, la mise à jour de Google Agenda est un ajout opportun qui répond aux besoins diversifiés de ses utilisateurs. Que vous soyez un travailleur indépendant, un propriétaire de petite entreprise, ou simplement à la recherche d’organiser vos rendez-vous personnels, cette fonctionnalité offre une solution personnalisable et conviviale.
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