Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre une productivité élevée avec leurs équipes en maximisant la puissance de Google Workspace (anciennement GSuite).
À l’ère numérique d’aujourd’hui, la désactivation des anciens employés de Google Workspace est un processus crucial pour maintenir la sécurité des données et l’efficacité du flux de travail. Une désactivation efficace n’est pas seulement impérative en termes de sécurité, mais elle reflète également notre engagement envers le professionnalisme et la protection des données.
Voici un guide complet sur la manière de naviguer efficacement dans ce processus, en assurant une transition en douceur tout en protégeant les informations sensibles de votre organisation, tel que prouvé par vos experts de Cloud Sultans.
1. Suspendre l’Accès aux Services Google Workspace
Lorsqu’un employé quitte votre organisation, la première étape de la désactivation de Google Workspace consiste à suspendre son accès à divers services. Cela inclut Gmail, Google Drive, Google Calendar, et bien plus encore. L’accès peut être désactivé via la Console d’Administration en suspendant le compte de l’utilisateur. Cela garantit qu’ils ne peuvent plus utiliser ces services et contribue à prévenir tout accès non autorisé.
Pour suspendre l’accès de votre ancien employé, il vous suffit de vous connecter à votre console d’administration Google et de vous rendre dans Menu > Répertoire > Utilisateurs. Dans la liste des utilisateurs, trouvez l’utilisateur et passez votre souris sur « Plus d’options » puis cliquez sur « Suspendre l’utilisateur ».
2. Sauvegarder les Données de l’Utilisateur
Avant de continuer, il est essentiel de sauvegarder les données de l’employé partant. Cela inclut les e-mails, les documents, les contacts et toute autre information critique stockée dans son compte Google Workspace. Utilisez les outils d’exportation de données intégrés de Google pour créer une sauvegarde complète. Cette étape est cruciale pour des raisons de conformité, légales et de conservation des connaissances.
Pour sauvegarder les données de l’utilisateur, la manière la plus simple de le faire est via votre console d’administration Google. Cliquez simplement sur la flèche en haut à droite et sélectionnez l’option « Exportation de Données » située sous la section « Outils ». Suivez les instructions fournies pour terminer le processus d’exportation des données.
Vous pouvez également utiliser deux outils d’exportation de données, comme Google Take-out et Google Vault.
3. Transférer la Propriété des Fichiers et Dossiers
Les anciens employés ont souvent la propriété de fichiers et de dossiers importants dans Google Drive. Pour garantir un accès continu à l’équipe, transférez la propriété de ces ressources aux membres d’équipe ou responsables concernés. Cela évite toute perte de données et assure que les ressources essentielles restent accessibles.
Le processus de transfert de propriété est facilité via la Console d’Administration Google en naviguant vers la section « Applications ». À partir de là, choisissez « Google Workspace » et accédez à la section « Drive et Docs ». Une fois sur la page Drive et Docs, localisez et sélectionnez l’option « Transférer la Propriété ».
Accès direct à la console d’administration Google ici.
4. Révoquer l’Accès aux Applications Tiers
De nombreuses organisations utilisent des applications tierces intégrées à Google Workspace. N’oubliez pas de révoquer l’accès à ces applications dans le cadre du processus de désactivation. Cela renforce la sécurité et garantit que les anciens employés ne peuvent pas accéder à des données sensibles de l’entreprise via des applications tierces connectées.
5. Rediriger les E-mails et Configurer des Réponses Automatiques
Maintenez la continuité de la communication en configurant la redirection des e-mails de l’employé partant vers son remplaçant ou un collègue désigné. Cela transfère automatiquement les e-mails entrants, empêchant ainsi la perte de communications importantes. De plus, configurez des réponses automatiques pour informer les contacts du départ de l’employé et fournir des informations de contact alternatives.
6. Désactiver le Compte Google Workspace
Une fois toutes les sauvegardes et les transferts de données nécessaires terminés, procédez à la désactivation du compte Google Workspace de l’ancien employé. La désactivation désactive leur accès à tous les services Google Workspace et aide à reprendre le contrôle du compte. Gardez à l’esprit que Google Workspace permet la récupération des comptes supprimés dans un laps de temps limité, offrant ainsi une couche de sécurité et de flexibilité supplémentaire.
Pour désactiver l’accès de votre ancien employé, il vous suffit de vous connecter à votre console d’administration Google et de vous rendre dans Menu > Répertoire > Utilisateurs. Dans la liste des utilisateurs, trouvez l’utilisateur et passez votre souris sur « Plus d’options » puis cliquez sur « Suspendre l’utilisateur ».
7. Examiner les Paramètres de Sécurité
Dans le cadre du processus de désactivation, examinez et mettez à jour les paramètres de sécurité de votre organisation au sein de Google Workspace. Assurez-vous que les mots de passe, les contrôles d’accès et les paramètres d’authentification à deux facteurs sont à jour et en accord avec vos politiques de sécurité. Cette approche proactive réduit au minimum le risque d’accès non autorisé ou de violations de sécurité suite au départ de l’employé.
8. Surveiller l’Activité du Compte
Même après la désactivation, continuez à surveiller le compte de l’ancien employé pendant une période transitoire. Vérifiez régulièrement s’il y a des problèmes d’accès persistants ou une activité anormale sur le compte. Google Workspace fournit des journaux d’audit détaillés, vous permettant
En conclusion, une suppression efficace des comptes Google Workspace des anciens employés est cruciale pour maintenir la sécurité des données, la conformité réglementaire et la continuité opérationnelle. En suivant ces huit étapes clés, votre organisation peut naviguer dans le processus de manière efficace et en prêtant attention aux détails. Chez Cloud Sultans, nous comprenons l’importance de Google Workspace dans les lieux de travail modernes et nous nous engageons à aider les entreprises à exploiter tout son potentiel.
Si vous estimez que votre organisation n’utilise pas Google Workspace à son plein potentiel, contactez-nous à Cloud Sultans (contact@cloudsultans.com). Nous proposons des consultations gratuites et des audits de système pour vous aider à trouver la meilleure solution possible pour votre entreprise.
