Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre la meilleure productivité avec vos équipes en maximisant la puissance de Google Workspace (ex- GSuite).
À l’ère numérique d’aujourd’hui, la sécurité des e-mails est primordiale. Partager des mots de passe avec vos collaborateurs peut sembler pratique, mais cela présente un risque de sécurité important. Heureusement, Gmail offre un moyen plus sûr et plus efficace de collaborer grâce à la délégation de boîtes mail . Dans ce guide, nous vous guiderons à travers les étapes pour améliorer la sécurité et faciliter la collaboration des messageries de votre entreprise.
Pourquoi la délégation des boîtes aux lettres est importante
Imaginez que vous dirigez une entreprise et que vous souhaitez qu un de vos collaborateurs’ accède à la messagerie d un de vos collaborateurs en arret maladie afin de repondre a vos clients. L’utilisation d’un compte de messagerie partagé pour les demandes des clients peut vous inciter à partager le mot de passe comme solution rapide, mais cette pratique expose votre entreprise à des vulnérabilités. Voyons pourquoi la délégation de boîtes mails présente une alternative plus sécurisée :
1. Sécurité renforcée
Lorsque vous déléguez l’accès, vous conservez le contrôle de votre compte principal tout en accordant un accès limité aux autres. Fini le partage de mots de passe sensibles ! L’acces aux parametres de la boite mails est restreint par exemple.
2. Collaboration efficace :
La délégation permet à plusieurs utilisateurs d’accéder et de gérer simultanément la boîte aux lettres, améliorant ainsi la productivité de l’équipe.
3.Une responsabilité claire :
Chaque utilisateur dispose de son propre identifiant, garantissant la responsabilité des actions entreprises dans la boîte aux lettres et plus de clarté pour le destinataire puisque le message peut porter la mention De help@cloudsultans.com envoyée par jeremi@cloudsultans.com par exemple.
Attention, cette mention peut être supprimée et le destinataire ne saura jamais qui a envoyé le message. Mais vous pouvez le signer en tant qu’ Équipe d’assistance.
La possibilité de déléguer une boîte mail sans nécessiter le partage du mot de passe de l’utilisateur via GAM* est une autre mesure de sécurité maximale de GMail, en particulier dans les situations critiques lorsque votre employé est en congé maladie et que vous devez accéder à son compte pour la continuité des activités, où la délégation transparente des responsabilités devient une nécessité..
*GAM est un outil de ligne de commande gratuit et open source permettant aux administrateurs Google Workspace de gérer rapidement et facilement les paramètres de domaine et d’utilisateur à l’aide d’API. Nous ferons bientôt un article complet à ce sujet alors ne vous inquiétez pas
Guide étape par étape pour déléguer des boîtes aux lettres dans Gmail
Étape 1: Connectez-vous à votre compte Gmail à l’aide de vos identifiants.
Étape 2: Accédez à vos paramètres Gmail
Accédez à vos paramètres Gmail en cliquant sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez « Voir tous les paramètres.
Étape 3: Accédez à l’onglet « Comptes et importation »
Accédez à l’onglet « Comptes et importation » en haut de la page Paramètres.Et trouvez le « Déléguer l’accès à votre compte » pour ajouter une autre adresse e-mail.
Dans la section « Déléguer l’accès à votre compte », vous trouverez l’option « Ajouter un autre compte ». Cliquez dessus pour continuer.
Étape 4: Ajoutez l’adresse e-mail que vous souhaitez déléguer
Ajoutez l’adresse e-mail que vous souhaitez déléguer lorsqu’une fenêtre contextuelle apparaît. Saisissez l’adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez déléguer l’accès. Cliquez sur « Étape suivante« .
Attention, vous ne pouvez accorder l’accès qu’aux comptes Google de la même entreprise que la vôtre ou entre les interfaces gratuites de Gmail (Gmail.com, Gmail.fr, Gmail.it, etc.)
Étape 5 : Gmail vous demandera de confirmer la délégation
Gmail vous demandera de confirmer la délégation. Assurez-vous que l’adresse e-mail correcte est répertoriée avant de cliquer sur l’étape suivante.
Étape 6 : Avertir le délégué
Avertir le délégué et il recevra un email les informant de son de nouveaux droits d’accès. Il doit cliquer sur le lien dans l’e-mail pour accepter la délégation.
Étape 7 : Délégué a accepté
Une fois que le délégué a accepté, il peut accéder à la boîte aux lettres déléguée en cliquant sur sa photo de profil dans Gmail et en sélectionnant le compte délégué comme indiqué dans l’image suivante.
Conseils pour une collaboration efficace :
1.Communication claire:
Définir clairement les rôles et responsabilités de chaque délégué pour éviter les conflits.
2.Révocation de l’accès :
Vous pouvez facilement révoquer l’accès si nécessaire en allant dans les parametres Gmail comme vu precedement.
3.Mise à jour régulières:
Tenez-vous mutuellement informé des e-mails importants et des actions entreprises dans la boîte aux lettres. Vous pouvez utiliser des libellés pour trier les e-mails en fonction de la priorité, du type et du statut et ajouter des codes de couleur pour organiser la gestion de vos e-mails et garder votre boîte de réception bien organisée.
Dans le monde interconnecté d’aujourd’hui, le courrier électronique est un outil essentiel de communication et de collaboration. Cependant, la protection de vos comptes de messagerie est tout aussi importante. La délégation de boîtes aux lettres partagées dans Gmail est un moyen simple mais efficace d’améliorer la sécurité de votre messagerie tout en favorisant la collaboration.
En suivant ce guide étape par étape, vous pouvez fournir à votre équipe, votre famille ou vos collègues l’accès dont ils ont besoin sans compromettre la sécurité de votre compte. N’oubliez pas que la commodité ne doit jamais se faire au détriment de la sécurité, et avec les boîtes aux lettres partagées déléguées, vous pouvez avoir les deux.
Alors, prenez l’initiative dès aujourd’hui de deleguer les boîtes aux lettres et bénéficiez de la tranquillité d’esprit que procure une sécurité de messagerie améliorée et une collaboration efficace. Votre compte Gmail et vos collaborateurs vous en remercieront !
Laissez vos questions,commentaires ou reactions a propos de cet article dans la section
des commentaires ci-dessous.Nous sommes heureux de vous lire et de repondre a vos questions.
Si vous pensez également ne pas utiliser Google Workspace de manière optimale, contactez-nous à l’adresse (Cloud Sultans : contact@cloudsultans.com) ou cliquez ici pour planifier un Meet gratuit avec nos spécialistes. Nous offrons une consultation gratuite ou une vérification de votre système Workspace.
