🚀 Qu’est-ce qu’un Audiences Cibles dans Google Workspace ?
Le Audiences Cibles dans Google Workspace est un groupe spécialisé que les administrateurs peuvent créer pour aider les utilisateurs à partager des éléments (tels que des documents, des feuilles de calcul ou des messages de chat) avec un groupe de personnes plus sélectif et pertinent. Ces groupes peuvent représenter des régions, des départements, des équipes ou des groupes de projets spécifiques, et ils permettent de rationaliser la collaboration au sein d’une organisation. Au lieu de partager avec l’ensemble de l’organisation, les utilisateurs peuvent partager avec le Audiences Cibles, garantissant que les bonnes personnes accèdent aux bonnes ressources au bon moment.
Par exemple, les administrateurs peuvent configurer une Audiences Cibles dans Google Drive ou Google Chat pour simplifier le processus de partage d’éléments, éliminant ainsi le besoin de partager manuellement avec chaque individu.
Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre une productivité élevée avec leurs équipes en maximisant la puissance de Google Workspace (anciennement GSuite).
🌟 Les Avantages d’Utiliser des Publics Cibles
L’un des principaux avantages d’utiliser une Audiences Cibles est l’amélioration de la sécurité et de la confidentialité. En utilisant ces groupes ciblés, les entreprises peuvent minimiser le risque de sur partage d’informations sensibles. Partager avec une organisation entière peut parfois entraîner une exposition accidentelle de données confidentielles. Cependant, lorsque les utilisateurs ont la possibilité de partager avec un public préconfiguré, cela leur donne plus de contrôle sur qui a accès à des fichiers ou des informations spécifiques.
Les publics cibles permettent aux administrateurs de déterminer les bons groupes pour certaines données, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent partager leur travail en toute confiance sans craindre de compromettre la sécurité. En fait, en utilisant ces groupes prédéfinis, les risques de surpartage ou d’exposition accidentelle des données sont considérablement réduits, conduisant à une meilleure protection des données organisationnelles.
⚙️ Simplifier le Processus de Partage
Les publics cibles ne se contentent pas d’améliorer la sécurité, ils simplifient également le processus de partage d’informations. Souvent, lorsque les utilisateurs essaient de partager des éléments, ils sont confrontés à la tâche fastidieuse de sélectionner manuellement des personnes ou des groupes spécifiques. Cela peut être chronophage, surtout dans les grandes organisations avec plusieurs équipes et projets.
Avec le Audiences Cibles, cette contrainte est éliminée. Les administrateurs peuvent prédéfinir les groupes les plus susceptibles d’avoir besoin d’accès, de sorte que les utilisateurs n’ont pas à deviner ou à rechercher des adresses e-mail lorsqu’ils veulent partager des fichiers. Cela garantit une collaboration efficace sans les goulots d’étranglement des demandes d’accès constantes et des notifications. De plus, le Audiences Cibles permet un partage large sans envoyer de notifications par e-mail à chaque membre, ce qui peut être une source de distraction.
💡 Remarques Importantes Avant de Commencer
En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer des publics cibles à un service Google, les rendant disponibles comme options de partage pour tous ou certains utilisateurs. Vous pouvez définir une Audiences Cibles par défaut, ajuster l’ordre dans lequel les audiences apparaissent, ou les supprimer pour arrêter les recommandations. Avant de créer un Audiences Cibles et d’ajouter des membres, il est essentiel de revoir les directives suivantes.
⚫ Les publics cibles peuvent actuellement être appliqués à Google Drive et Google Chat. Vous pouvez appliquer jusqu’à 5 publics cibles à Google Drive ou Chat.
⚫ Les utilisateurs finaux peuvent voir les Audiences Cibles lors du partage de fichiers via Google Drive ou lors du partage d’un espace via Google Chat.
⚫ Les Audiences Cibles fonctionne pour les comptes utilisateurs via une unité organisationnelle (OU) ou un groupe Google pour le service Google Drive, tandis que Google Chat prend actuellement en charge uniquement l’OU parent.
⚫ Les membres du Audiences Cibles peuvent être un utilisateur ou un groupe. Il prend en charge les groupes créés par les administrateurs, les groupes non administrateurs (groupe créé par un utilisateur final), les groupes dynamiques, etc.
📝 Comment Créer un Audiences Cibles dans la Console d’Administration ?
En tant qu’administrateur, vous pouvez créer des Audiences Cibles pour aider les utilisateurs à partager des éléments avec les équipes ou groupes appropriés. Une fois les Audiences Cibles configurées, vous pouvez ajouter des membres et l’appliquer à un service Google comme Google Drive ou Chat, le rendant accessible dans les paramètres de partage des utilisateurs.
1. Dans votre console d’administration Google (admin.google.com), accédez au menu > Annuaire > Audiences Cibles.
2. Cliquez sur « Créer une Audiences Cibles ».
3. Fournissez un nom et une description, puis cliquez sur « Créer ».
4. Ajoutez ensuite des membres (groupes ou utilisateurs) au Audiences Cibles en cliquant sur « Ajouter des membres ». Pour plus de détails, veuillez consulter cet article de support officiel.
5. Vous pouvez remplir avec des utilisateurs, des groupes Google ou même des groupes dynamiques. Sélectionnez le membre approprié et enregistrez les configurations.
👍 Comment Fonctionnent les Publics Cibles : Un Exemple avec Google Drive et Chat
Prenons un exemple pratique de fonctionnement des publics cibles dans Google Drive et Google Chat. Imaginez que votre entreprise ait plusieurs équipes. En tant qu’administrateur, vous pourriez créer des Audiences Cibles pour ces équipes, leur permettant de partager facilement des ressources et des fichiers. En faisant cela, vous vous assurez que les documents importants sont partagés uniquement avec les bonnes équipes, sans exposer l’information à toute l’organisation. Cela permet non seulement de maintenir la confidentialité, mais aussi d’améliorer le flux de travail en facilitant l’accès des équipes aux informations pertinentes.
Vous pouvez définir le Audiences Cibles individuellement pour Drive ou Chat, ou pour les deux services :
Pour activer le partage par Audiences Cibles dans Drive, vous devez l’ajouter dans les paramètres d’administration de Drive.
Pour que le Audiences Cibles soit applicable dans Chat, vous devez sélectionner l’option correspondante dans les paramètres d’administration de Google Chat.
Grâce aux Audiences Cibles chaque équipe a accès aux fichiers et aux ressources dont elle a besoin tout en évitant l’exposition inutile des données à travers les départements.
Voici un exemple de la façon dont le pratage est amélioré grâce aux Audiences Cibles dédiés.
Voici un exemple de la manière dont le partage d’Espace de chat de discussion est amélioré pour des publics cibles dédiés.
🛠️ Différences Entre les Audiences Cibles et les Autres Groupes
Bien que les publics cibles puissent sembler similaires à d’autres groupes, il existe quelques différences clés. Les publics cibles sont limités aux fonctions de partage au sein des services Google, comme Drive et/ou Chat. Contrairement aux groupes typiques, ils n’ont pas d’adresse e-mail associée.
📑 Meilleures Pratiques pour la Configuration des Publics Cibles
Google Workspace propose un guide complet des meilleures pratiques pour la configuration des publics cibles. Ces lignes directrices aident les administrateurs à créer des politiques efficaces et incluent des exemples de différents scénarios de déploiement. Lors de la configuration de ces groupes, il est important de définir clairement leur objectif et de s’assurer que seules les personnes nécessaires sont incluses dans le Audiences Cibles. Cela réduit le risque de surpartage et garantit une collaboration fluide et évitera l’utilisation abusive des partages avec “Toutes les utilisateur qui ont le lien”.
Pour les administrateurs cherchant à implémenter des publics cibles, ce guide constitue une ressource inestimable, fournissant des conseils sur la manière de structurer et d’utiliser ces groupes de manière efficace.
Des questions, des commentaires ou des réactions à propos de notre article ? Nous serions ravis de les entendre dans la section des commentaires ci-dessous. Nous aimons toujours engager des discussions constructives. Si vous pensez également que vous n’utilisez pas Google Workspace au mieux de ses capacités, contactez-nous chez Cloud Sultans : contact@cloudsultans.com. Nous offrons une consultation gratuite ou un audit du système pour trouver la meilleure solution possible.
