Catch-All de Google Workspace ? Qu’est-ce que cela signifie ?
Avez-vous déjà réfléchi au nombre de contrats ou d’opportunités perdus en raison d’un e-mail important que vous n’avez jamais reçu (Devis, CV, Demandes, etc.) ?
Dans cet article, nous allons expliquer comment configurer une adresse e-mail Catch-All grâce à Google Workspace pour que cela ne vous arrive jamais. Et cela que vous gériez un ou plusieurs domaines!
💡 Pourquoi ai-je adopté cette solution (Catch-All de Google Workspace) pour mon entreprise ?
Cette configuration garantit que les e-mails envoyés à des adresses mal orthographiées ou non reconnues (utilisateur inexistant) sont redirigés vers une boîte de réception désignée, sans avoir besoin de créer des utilisateurs pour chaque adresse possible. C’est une solution efficace qui fait gagner du temps et réduit les coûts.
Cela garantit que même si votre expéditeur fait une faute de frappe à l’adresse email d’un de vos collaborateur ayant un nom complexe (par exemple, Mme Sylwia Zyzgonokoviskyvish), votre entreprise pourra tout de même recevoir et traiter ce message pour y répondre.
La mise en place d’une solution Catch-All peut transformer la gestion des communications pour les entreprises ayant plusieurs domaines ou un volume élevé d’email entrant. Cette solution évite les e-mails manqués, centralise les messages dans une boîte de réception unique et facilement accessible, et minimise les tâches administratives tout en réduisant les coûts de licence utilisateurs Workspace.
Pour les entreprises qui cherchent à offrir un service fiable et réactif, l’implémentation d’une fonction Catch-All est une méthode simple et efficace pour maintenir un meilleur contrôle des canaux de communication et accroître la satisfaction client.
Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre une productivité élevée avec leurs équipes en maximisant la puissance de Google Workspace (anciennement GSuite). Nous pouvons vous aider à mettre cela en place.
📬 Comprendre la fonction Catch-All de Google Workspace
Dans Google Workspace, une configuration Catch-All permet de rediriger automatiquement les e-mails envoyés à des adresses inexistantes ou mal orthographiées vers une boîte de réception principale.
Imaginez un client envoyant un message à suport@votre-domaine.com ou infau@votre-domaine.com, mais ces adresses n’existent pas bien sûr (ni en alias, ni en principale). Avec un Catch-All, ces messages peuvent être dirigés vers une boîte centrale, comme help@votre-domaine.com ou catchall@votre-domaine.com .
Avec le Catch All tous les emails adressé à @votre-domaine.com seront sur l’être reçu soit par leurs destinataires soit pas le catch all de faute de frappe sur l’adresse email ou si aucune adresse correspondante existe.
Cette fonctionnalité réduit le nombre d’utilisateurs individuels, économise des coûts et garantit qu’aucun e-mail ne reste sans réponse. Plus important encore, elle empêche que les messages envoyés à l’entreprise soient renvoyés à l’expéditeur en raison d’une faute de frappe.
Imaginez perdre un contrat d’un million d’euros à cause d’une faute de frappe ! Ça vaut bien la peine de lire le reste de l’article, n’est-ce pas?
🛠️ Étapes pour configurer une adresse Catch-All – [Catch-All de Google Workspace]
Étape 1 : Accéder aux paramètres Catch-All
Connectez-vous à votre console administrateur Google Workspace. Allez dans Applications > Google Workspace > Gmail et recherchez Routage par défaut pour définir les règles de routage.
Étape 2 : Configurer le routage avec correspondance de motifs
Dans les paramètres de routage par défaut, sélectionnez l’option Pattern match. Cela vous permet de personnaliser le routage pour les e-mails envoyés à diverses adresses au sein de votre domaine.
Pour les entreprises ayant plusieurs domaines, cette étape est essentielle pour éviter les confusions et garantir que les e-mails soient dirigés correctement selon chaque domaine.
Étape 3 : Ajouter un préfixe au sujet des e-mails Catch-All
Ajoutez un préfixe comme “Catch-All” au sujet des messages entrants pour faciliter leur identification. Allez dans la section “Sujet” des paramètres et ajoutez le terme choisi.
Ainsi tous les messages ayant été routés par le Catch-All auront avant leur titre le préfix Catch-All + Title de l’email.
Étape 4 : Définir la boîte de réception pour les adresses non reconnues
Dans la section Deliver to:, entrez l’adresse e-mail principale où les messages envoyés à des adresses non reconnues doivent être redirigés (par exemple, help@gswift-cloud.com ou catchall@gswift-cloud.com).
Étape 5 : Tester la configuration
Envoyez un e-mail à une adresse inexistante (par exemple, peoplemeet@votre-domaine.com). Si la configuration est correcte, l’e-mail arrivera dans la boîte Catch-All, marqué avec le préfixe défini.
🌐 Étendre la configuration aux domaines multiples
Pour les entreprises avec plusieurs domaines, utilisez la correspondance de motifs (Match Pattern) pour appliquer les règles de routage à chaque domaine. Cela garantit une gestion centralisée et évite de créer des comptes inutiles pour chaque domaine.
💰 Réduire les coûts avec une adresse Catch-All
Cette configuration permet de regrouper tous les messages dans une seule boîte de réception, réduisant ainsi les besoins en comptes supplémentaires, tout en évitant les e-mails renvoyés à l’expéditeur.
✨ Astuce supplémentaire
Configurez des alias d’adresses principales utilisateurs simples, comme prénom@entreprise.com, en plus des adresses avec prénom.nom@entreprise.com, pour minimiser les erreurs de frappe des clients. Ajouter cette adresse en alias puis utiliser cette adresse simple pour communiquer (envoyer/recevoir).
Cela évitera de nombreuses fautes de frappe réalisées par vos clients. Mieux vaut prévenir que guérir!
Ainsi les emails envoyés à jeremi@gswift.fr arrivent aussi dans la boîte email de jeremi.piccioni@gswift.fr.
J’utilise mon alias simple au quotidien pour communiquer mais ma boîte réelle est jeremi.piccioni@gswift.fr. Moins de chance pour votre client de faire une faute en tapant l’adresse email n’est-ce pas ?
⚠️ Attention : Risque accru de spams et d’hameçonnage
Une configuration Catch-All peut augmenter le nombre de spams et d’e-mails malveillants (Phishing).
En effet, tous email envoyés à nimportequoi@votre-domaine.com sera attrapé par le Catch-All. Les hackers savent très bien comment envoyer des emails au hasard via des bots (adresse support / Help / info / nom commun / etc. @domaine.com)
Pour limiter ce risque, renforcez vos filtres anti-spam, appliquez des protocoles de sécurité rigoureux et sensibilisez vos équipes aux dangers du phishing.
Des questions ou commentaires ? Nous serons ravis d’échanger avec vous dans la section des commentaires ci-dessous. Si vous pensez ne pas exploiter pleinement Google Workspace, contactez-nous chez Cloud Sultans (contact@cloudsultans.com). Nous proposons des consultations ou audits gratuits pour vous offrir la meilleure solution possible.
