Pourquoi la conformité avec Google Vault est votre meilleur allié pour la sauvegarde
Google Vault n’est pas qu’un simple outil, c’est le gardien du trésor numérique de votre organisation et la solution idéale pour une conformité et une sauvegarde simplifiées. Que vous soyez préoccupé par une perte accidentelle de données, des exigences de conformité ou la préparation d’enquêtes juridiques, Vault est là pour vous. Il conserve en toute sécurité vos données Google Workspace, les rendant récupérables même lorsque les utilisateurs les suppriment. Il vous soutiendra à chaque étape !
Chez Cloud Sultans, notre mission est d’aider les petites et grandes entreprises à mieux collaborer et à atteindre une productivité élevée avec leurs équipes en maximisant la puissance de Google Workspace (anciennement GSuite).
Protégez-vous contre la perte de données : intentionnelle ou accidentelle
Imaginez ceci : un employé supprime accidentellement des e-mails critiques ou, pire, efface intentionnellement des fichiers avant de quitter l’entreprise. Avec Google Vault, ces fichiers ne sont pas perdus à jamais. Vault conserve les données Gmail, Drive, Chat, Groupes et Calendrier, permettant aux administrateurs de les récupérer au besoin. C’est comme un filet de sécurité qui ne vous laisse jamais tomber, même lorsque la corbeille est vidée. Parfois, il faut plus de 25 jours administratifs pour réaliser cela ! Passé ce délai, il est trop tard pour récupérer les données. Elles sont perdues à jamais ! Sauf avec Super Google Vault !
Respectez les réglementations industrielles
Si votre secteur exige une stricte conformité, Google Vault simplifie votre vie. Créez des politiques de rétention personnalisées pour stocker les e-mails ou les fichiers pour la durée requise (cela peut être un mois, sept ans ou indéfiniment). Vous pouvez même affiner les règles pour des équipes ou des groupes d’utilisateurs spécifiques, garantissant le respect des normes d’archivage des données sans surcharger vos besoins de stockage.
Simplifiez les demandes FOIA avec des retenues et des recherches
Gérer les demandes relatives à la loi sur la liberté d’information (FOIA) peut être accablant, mais Vault les rend faciles. Commencez par créer un « Dossier » (Matter), qui sert de dossier numérique pour les enquêtes. Ensuite, appliquez une retenue sur les données pertinentes pour éviter leur suppression pendant votre enquête. La puissante fonction de recherche de Vault vous permet de filtrer par mots-clés, utilisateurs ou dates, garantissant que vous trouvez exactement ce qu’il vous faut rapidement.
Enquêter en interne avec précision
Pour les enquêtes internes, Google Vault offre précision et discrétion. Recherchez dans Gmail, Drive, Groupes, Calendrier ou Chat du contenu spécifique, des utilisateurs ou des périodes. Par exemple, vous pouvez localiser des e-mails supprimés ou identifier l’origine d’un fichier suspect. Tout ce que vous faites est enregistré pour garantir la transparence et la sécurité du processus.
Partagez des données en toute sécurité sans partager les clés
Parfois, vous devez partager vos conclusions avec des parties externes, comme les forces de l’ordre ou des équipes juridiques. Vault vous permet d’exporter des données dans des formats partageables tels que des PDF ou des feuilles de calcul. Pour les examens internes, attribuez des rôles au sein de Vault pour limiter l’accès tout en garantissant que les personnes nécessaires peuvent analyser les données sans compromettre des informations sensibles.
Récupérez des fichiers supprimés avec la superpuissance cachée de Vault
Google Vault n’a pas été conçu comme un outil de sauvegarde, mais il peut intervenir lorsque le pire se produit. Vous avez accidentellement supprimé un fichier important ? Les politiques de rétention de Vault peuvent encore l’avoir conservé. Il suffit de localiser le fichier dans Vault, de l’exporter et de le re-téléverser dans votre Drive. C’est un sauveur dans des situations inattendues !
Exemple : Recherche pratique pour des enquêtes
Disons que vous voulez récupérer un échange d’e-mails important entre des clients au cours du 3e trimestre de 2023. Au lieu de passer au crible une montagne de données, vous pouvez utiliser :
- from
@example.com to
@example.com after:2023-07-01 before:2023-09-30 - Combinez avec « Marché d’or du contrat » OU « Contrat Société Pépites d’Or » pour filtrer des sujets sensibles.
Maintenez Vault sécurisé et organisé
Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités. Seuls quelques élus devraient avoir accès à Vault en raison de sa capacité à afficher des données sensibles. Enregistrez chaque action dans le journal d’audit pour garantir la responsabilité. Une fois les enquêtes terminées, nettoyez en supprimant les retenues et en fermant les dossiers pour éviter tout accès non autorisé.
Google Vault : Un incontournable pour FOIA et les enquêtes
Des exigences de conformité aux enquêtes légales, Vault simplifie la gestion et la récupération des données. Son interface intuitive et ses fonctionnalités puissantes le rendent indispensable pour les administrateurs qui gèrent des données sensibles. Que vous répondiez à une demande FOIA ou que vous récupériez des fichiers supprimés, Vault vous assure d’être toujours prêt.
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